关于做好学历证书电子注册图像信息采集工作的通知
2008年03月10日
各市（州）分校、系统工作站：
　　根据中央电大2007年12月学籍工作会议精神，毕业证书办理工作将调整为由中央电大统一打印证书，统一粘贴照片，08春起在部分省级电大试点。我省为配合中央电大毕业证办理的改革思路，07年秋季开放教育各单位在办理毕业证书时，要求上报毕业生电子图像信息，省电大对电子注册数据与毕业生图像信息进行链接（链接的目的是校验学生图像信息的准确性）。从上报和链接的情况看，有部分单位毕业生的电子图像采集和保存工作极不完善。为确保08年毕业证书办理工作的顺利完成，做好毕业生图像信息采集和保存，现就有关事项通知如下，请各分校认真执行。
　　一、拍摄对象
　　预计2009年至2010年毕业的普专、成人专科、开放教育学生。
　　二、拍摄时间
　　1、每年的5月至12月底完成。外地学生，漏拍和因故未拍照学生将在下一年的4月15日---4月30日在新华社吉林分社一楼集中拍摄，其他时间不接待散拍学生。望各分校务必通知2008年7月毕业的学生本人进行补拍，补拍学生需填写《毕业生图像信息采集（补拍）情况表》（附表1），加盖分校公章，否则新华社不予接待。补拍地点：新华社吉林分社(长春市东中华路913号一楼)，文化广场东侧。乘362路、62路公交车到东朝阳路站；乘306路到网通大厦站;乘255路东中华路口下车前行200米即到。
　　2、拍摄工作时间：从拍摄月份起周一至周日的早8点至18点，中午休息两小时。如因交通堵塞或人力不可抗拒因素导致时间延误，新华社吉林分社采集部工作人员将及时与有关分校负责老师保持联络。
　　3、图像采集工作只能在规定的时间段内进行，并遵照"先报先安排"的原则。各分校请核准本校当年毕业生人数后将拍摄计划（学校名称、毕业人数、联系人、联络电话、具体地址及拟订拍摄时间，并加盖公章）于2008年3月14日前用传真的形式上报省电大学籍科（传真号：0431－85379231转学籍科），最终由新华社吉林分社采集部协调具体拍摄日期。
　　4、对拍摄场地的要求：拍摄学校需提供30平方米以上的两门教室，登记桌两张，椅子四把，内有220V电源接口两处以上，并有放置背景纸的平整的白墙面，保证无外部光源进入拍摄场地，拍摄点外须有一定空间，便于学生进出和排队，现场拍摄秩序由分校派专人负责。请各分校予以支持和配合。    
　　三、《机读卡》填涂要求
　　1、 学校具备数据库资料，可由校方的负责老师提供拍摄学生的数据库电子文档（Excel格式）。 数据库内容必须包括：拍摄序号（必须与图像序号一一对应）、姓名、学号、身份证号、性别、学校类别、学历层次、院校代码、院系代码、专业这十项内容，提供数据库的分校，可不用填写《机读卡》。数据库格式请参照附表2。
　　2、 《机读卡》填涂注意事项：
　　1） 必须按卡中的填涂要求填写。
　　2） 保持机读卡清洁平整，勿折！千万不要将机读卡与其他物品装订或粘贴在一起。
　　3） 请不要在机读卡右侧任意书写文字或编号。
　　4） 代码表中无法查到的汉字，请填涂0000，并在汉字旁加注汉语拼音。
　　5） 学号或身份证中出现的英文字母或汉字，请一律在字母或汉字处同时填涂0，1。
　　6） 少数民族学生姓名，凡超过四个汉字的，一律不必填写汉字代码，只须在机读卡中用正楷清楚填写学生的全名，由新华社北京总部采用人工方式录入。
　　7） 拍摄序号，学号和姓名，请一律按由左至右的顺序填写，中间不要空格。
　　四、填写《综合信息采集登记袋》要求
　　1、学校名称：请填写学校全称。如吉林广播电视大学松原分校扶余函授站。
　　2、通讯地址：请注明详细的接收地址及门牌号，避免邮寄过程中出现误差。
　　3、联系人、电话：请用正楷填写姓名，联系电话前加区号，以便联络。
　　4、学校代码：普专生和成招生为51230、开放教育学生为51161
　　五、学生着装规范要求
　　1、 夏季尽量穿带领子的浅色服装、免冠、不带头饰、首饰、眼镜（隐型眼镜）。
　　2、 冬季拍摄时不要带毛围巾和穿带毛领子的外衣。
　　六、校对勘误的要求
　　1、学校收到照片及数据光盘后，请及时进行核实校对，核对日期不要超过一个月，如发现错误，可按以下几种方式解决：
　　1） 经核对后发现缺少个别学生照片，请立即将该学生的姓名、身份证号码邮寄或传真给北京中国图片社（请务必盖上学校公章，否则不予办理），并请注明联系人地址和电话，总部在接到传真后5个工作日内，将照片补发给学校。
　　2） 经核对后发现因拍摄原因有闭眼或其他特殊表情的学生照片，请安排学生携带该照片就近到当地新华社分社免费进行重拍。（注：如无特殊原因，千万不要让学生重复拍摄，否则易造成毕业证上照片与网上查询图像不一致，影响学生就业。）
　　3） 经核对后发现有数据错误或数据错位的，请按《勘误表》上的填写要求仔细填写，快递或传真至新华社北京总部（请务必盖上公章），照片可照常使用。总部接到邮件或传真后，将对数据库内数据进行修改，并将修改后的图像数据E-mail给学校，没有E-mail地址的学校，总部将另刻光盘邮寄。
　　2、《勘误表》填写注意事项：
　　1） 请将联系电话、联系人、地址填写清楚，便于后期联络。
　　2） 尽量提供E-mail地址，便于数据修改后直接传输。
　　3） 对于错误信息，望学校能同时提供学生身份证和姓名两项内容，以便后期数据库查找确认。
　　4） 所有寄往北京总部的《勘误表》，请各分校留底备查。
　　七、扫描照片的要求
根据教育部要求，为了保障照片质量，原则上不收照片，但因特殊原因不能参加照相及补拍的个别学生，可以将2张背景天蓝色2寸免冠照片交到分校，并填涂好《机读卡》。由分校统一交到省电大学籍科，并提供电子版扫描学生名单（附表2），扫描名单及照片顺序须保持一致。并于2008年3月25日前送到省电大学籍科。扫描的学生机读卡中拍摄序号由新华社统一填写。
　　八、其他要求
　　1、 分校老师必须在本校图像采集前到省电大学籍科领取《机读卡》，并认真督促学生提前填写好，以免影响拍摄进度。
　　2、 分校老师报拍摄计划时，请直接与省电大学籍科联系，不得私下与摄影师联系，若由此而出现差错，后果自负。
　　3、 新华社吉林新闻信息中心图像信息采集部工作人员在图像采集过程中，如出现违规违纪，服务态度不好等现象，请与吉林分社图像信息采集部联系：
　　监督电话：0431-88463090     图像信息采集部主任 刘秀
　　4、学校收到照片及数据光盘后，请妥善保管光盘，以便上报。

　　附表1：毕业生图像信息采集（补拍）情况表
　　附表2：2008年毕业生电子摄像扫描名单格式

吉林广播电视大学教务处
二OO八年三月十日